راهکار تشخیص کارهای مهم برای دامپزشکان

(مدل چهار معیار برای انتخاب کار در لحظه)

• شرایط و ماهیت اون کار
• زمان موجود و در دسترس بودن کار
• انرژی موجود
• اولویت بندی ها

شرایط و ماهیت

بعضی از کارها را میتوان در همه جا انجام داد (مثل تهیه طرح و پیش نویس یک مقاله با استفاده از قلم و کاغذ) ولی بیشتر کارها به مکان و موقعیت خاصی (در خانه یا دانشگاه یا محل کار) یا ابزاری (مثل تلفن یا رایانه) نیاز دارند. این ها عواملی هستند که تصمیم گیری ها و انتخاب های شما را محدود میسازند.

زمان موجود و در دسترس

چه زمانی مجبورید به کار دیگری بپردازید؟ داشتن یک جلسه در ظرف ۵ دقیقه ممکنه از انجام بسیاری از کارهایی که نیاز به وقت بیشتری دارند، ممانعت میکند.

انرژی موجود

چقدر انرژی دارید؟ بعضی از کارهایی که باید انجام دهید نیاز به یک منبع و ذخیره انرژی ذهنی خلاق و سرزنده دارند ؛ بعضی از کارها انرژی جسمانی نیاز دارند ؛ بعضی کارها هم به انرژی ذهنی چندان زیادی احتیاج ندارند.

اولویت بندی ها

تصور کنید شرایط و موقعیت ، زمان و انرژی موجود و در دسترس را در نظر گرفته اید ، کدام کار بالاترین نتیجه و بازده را برایتان به ارمغان می آورد؟ یک ساعت وقت دارید ، در دفتر خود نشسته اید و تلفن و رایانه هم در دسترستان است. آیا باید جواب تلفن موکل خود را بدهید ، روی طرح پیشنهادی‌ خود کار کنید، به پیام های تلفنی و ایمیل هایتان بپردازید.

پس برای پرداختن به اون کار و یه اون حس اول باید شرایط الان خودتان را ارزیابی کنید

اینجاست که باید به حس درونی خود دست یابید و به آن تکیه کنید. اجازه دهید برای درک بیشتر این قضیه ، دو مدل دیگر برای تصمیم گیری در مورد تشخیص «مهم ترین» کاری که برای انجام دادن انتخاب کنید را بررسی کنیم.

(مدل سه بخشی ارزیابی کار روزانه)

هنگامی که در حال انجام کاری هستید ، میتوانید به سه نوع فعالیت متفاوت بپردازید:

• انجام کار از پیش تعیین شده
• انجام کارهایی که پیش آمده
• مشخص کردن کاری که قرار است انجام دهید

انجام کار از پیش تعیین شده

هنگامی که به انجام کار از پیش تعیین شده مشغولید ، درواقع در حال کار کردن روی فهرست «اقدامات بعدی» – تکمیل کارهایی که قبلا تصمیم گرفته اید به انجام برسانید – و مدیریت روند کار خود هستید. مشغول جواب دادن به تلفن های ضروری ، تهیه پیش نویس ایده ها و نظریاتی که در ذهن خود دارید هستید.

انجام کارهایی که پیش آمده

معمولا کارهایی به صورت غیرمنتظره و پیش‌بینی نشده شما را درگیر میکند – کارهایی که به اجبار یا انتخاب باید به آن‌ها بپردازید – برای مثال دوستتان پیام میدهد  و میخواهد در مورد موضوعی با شما صحبت کند ؛ بنابراین شما به جای انجام دادن تمام ‌کارهای دیگری که میتوانستید در این لحظه به آن ها بپردازید مشغول گفتگو با او میشوید. چنین کارهای برنامه ریزی نشده ای هر روز جلوی پایتان سبز میشوند و مجبور میشوید حداقل مقداری زمان و انرژی صرف بسیاری از این کارها کنید. هنگامیکه این نمونه ها را دنبال میکنید به ‌اشتباه تصمیم میگیرید که چنین کارهایی از کارهای دیگر که باید انجام دهید ، مهم تر هستند. این تصمیم ها اشتباه هستند

مشخص کردن کارهایی که قرار است انجام دهید

مشخص کردن کارهایتان مستلزم مرتب کردن و یادداشت های مربوط به جلسه‌ و تفکیک و دسته بندی کارهای جدید به مراحل عملی است. هنگامی که داده های ذهن خود را پردازش میکنید ، بدون شک به کارهایی که کمتر از دو دقیقه وقت میگیرند و به بالا و پایین کردن و بایگانی کردن خیلی چیزها میپردازید.

حُسن این فعالیت ، شناخت و تشخیص کارهایی است که باید در یک زمان انجام شوند ولی در حال حاضر شما همچنان که پیش میروید تمام لیست های خود را افزایش میدهید.

هنگامی که تمام‌ کارهای خود را مشخص کردید ، میتوانید اطمینان حاصل کنید که فهرست های کارهایی که باید انجام دهید ، کامل شده اند و شرایط ، زمان و انرژی موجود به شما حق انتخاب میدهد تا به تعداد بیشتری از کارهای خود برسید.

آخرین مسئله ای که باید به آن توجه کنید نوع و ویژگی ، اهداف و استانداردهای کارتان است.

(مدل شش مرحله ای مرور و بازبینی کار خودتان)

انتخاب ها و تصمیم گیری هایتان باید بر مبنای اولویت ها باشند ؛ ولی اکثر الگوهای تصمیم گیری ابزار قابل اعتمادی برای بسیاری از فعالیت های کاری واقعی ما به‌حساب نمی آیند. برای اینکه تشخیص دهید اولویت هایتان چه هستند ، باید بدانید ماهیت کارتان چیست و برای مشخص کردن آن حداقل ۶ دیدگاه متفاوت وجود دارد:

• زندگی
• آرمان و چشم انداز ۳ تا ۵ سال
• اهداف ۱ تا ۲ ساله
• حوزه مسئولیت ها
• پروژه ها و کار های اقتصادی که میخواهید انجام دهید
• فعالیت های فعلی

اجازه دهید از پایین آغاز کنیم:

فعالیت های فعلی

این فهرست انباشته شده تمام کارهایی است که باید انجام دهید – تمام تماس های تلفنی که باید انجام شوند ، کارهایی که باید برای دیگران انجام دهید ، موارد مورد بحث با دوستان یا مدیران و …

اگر همین الان دنیا را از حرکت باز میداشتید و از طرف خودتان یا هیچ کس دیگری کاری را نمیپذیرفتید ، احتمالا برای انجام این کارها بین ۳۰۰ تا ۵۰۰ ساعت وقت احتیاج داشتید!

پروژه ها و طرح های اقتصادی

اقداماتی که در حال حاضر در پیش رو دارید بین ۳۰ تا ۱۰۰ پروژه ای است که سرتان ریخته. کارهایی که قصد دارید به زودی آن ها را انجام دهید ، از جمله نصب یک کامپیوتر خانگی ، تنظیم یک قرار با یک فرد مهم ، نقل مکان به یک محل کار تازه و پیدا کردن یک دندان پزشک.

حوزه مسئولیت ها

شما بیشتر پروژه های خود را به علت مسئولیت هایی که بر دوش دارید طراحی میکنید یا میپذیرید. مسئولیت هایی که میتوانند برای بیشتر مردم بین ۱۰ تا ۱۵ مقوله تعیین ‌شوند و همین مسئولیت ها حوزه های کلیدی هستند که میخواهید به نتایج مطلوبی برسید و معیارهای خود را حفظ کنید.

شغل و حرفه‌ شما متضمن تعهدات بی چون و چرایی ازجمله برنامه ریزی راهبردی ، حمایت اجرایی ، توسعه پرسنل ، تحقیق در مورد بازار کار ، سرویس دهی به مشتری و یا مدیریت سرمایه است و زندگی شخصی‌ شما نیز به همین ترتیب: سلامتی ، خانواده ، امور مالی ، محیط خانه ، تفریح و سرگرمی و…

مطالعه و مرور این مسئولیت ها چارچوب گسترده تری برای سنجیدن و ارزیابی پروژه هایتان فراهم میسازید.

اهداف یک تا دو ساله

آنچه قصد دارید در زمینه های مختلف زندگی و شغل خود در طول یک یا دو سال از این لحظه بُعد دیگری جهت مشخص کردن کارهایتان ایجاد میکند. غالبا اهداف شغلی تغییراتی در تمرکز و توجهتان در زمینه حرفه ای‌ شما ایجاب میکند و بدین ترتیب افق های تازه ای از مسئولیت ها شکل میگیرند و نمایان میشوند.

در زمینه های شخصی نیز احتمالا کارهای اضافه میشود و میخواهید آن ها را به نتیجه برسانید و یا در مکانی ذخیره کنید. کارها و مسائلی که میتواند بر اهمیت برخی از ابعاد زندگی‌ خود بیفزایید و از نفوذ برخی بکاهند.

چشم‌انداز ۳ تا ۵ ساله

برنامه ریزی ۳ تا ۵ سال آینده مولد تفکر بیشتری در مورد مقوله بزرگتر و وسیع تری است: تدابیر و برنامه ریزی های راهبردی ، گرایش های محیطی ، عوامل و فاکتورهای درونی که شامل شغل های طولانی مدت تر ، خانواده و اهداف مالی و بررسی مسائل میشود.

دگرگونی و تغییر مسائل دنیای بیرونی میتوانند بر شغل و ساماندهی شما اثرگذارند ، مسائلی از جمله فناوری ، روند متغیر بازار و بازرگانی و رقابت. تصمیمات در چنین ارتفاعی به آسانی میتواند کارتان را در بسیاری از سطوح تغییر دهد.

زندگی

این نمای «تصویر بزرگ» است. بیزینس شما و یا طرح هایی که وقت میذارید چرا وجود دارد؟ شما به چه علت وجود دارید؟ مقصود و منظور اولیه و اصلی هر چیز تعریف اساسی آنچه را که «کار» مربوط به آن است ، در اختیار ما میگذارد. توصیف و شرح نهایی و غایی شغل. تمامی اهداف ، آرمان ها و اقداماتی که از آن ناشی میشود و به سوی آن متهم میگردند.

کاملا واضح است پیش از آنکه احساس آرامش کنید که بهترین تصمیم گیری را درمورد آنچه قصد دارید انجام دهید و زمان تحقق آن ، انجام داده اید باید عوامل متعددی را مورد توجه و بررسی قرار دهید.